1. О системе

САМОАУДИТ помогает организации самостоятельно, быстро и структурированно обследовать свои бизнес-процессы, оценить их зрелость и сформировать отчёт. Метод рассчитан на минимальное внешнее вмешательство: подразделения заполняют карточки процессов сами, по единой понятной структуре.

Что даёт система:

• единый каталог процессов и подробные карточки с артефактами (регламенты, роли, риски, показатели и др.);

• автоматический расчёт оценки и потенциала процесса, подсказки «чего не хватает»;

• оценку зрелости по настраиваемым методологиям (в т.ч. по ГОСТ Р ИСО/МЭК 15504);

• подбор процессов и ИИ-аудит с помощью искусственного интеллекта;

• защищённую работу с документами (шифрование, обезличивание для ИИ, хранение образа вместо оригинала) и подключение внешних источников документов;

• аналитику по вовлечённости, нагрузке руководителей, стоимости и качеству процессов;

• формирование сводного отчёта в формате Word.

2. Интерфейс и навигация

Слева расположено меню, сгруппированное по блокам. Состав пунктов зависит от прав пользователя. Сверху — глобальный поиск, внизу — профиль пользователя, выход и переключатель светлой/тёмной темы.

Группы меню:

• Обзор — сводный дашборд состояния процессов.

• Организация — Организация, Оргструктура, Сотрудники.

• Процессы — Подбор процессов, Процессы, ИИ-аудит, Стоимость.

• Аналитика — Вовлечённость, Норма управления, Мониторинг, Планы улучшений, Отчёты.

3. Обзор (дашборд)

Стартовый экран показывает состояние всех процессов организации на одной странице.

• Метрики (4 карточки): число процессов, средний балл (из 5), доля согласованных (%), количество просроченных.

• Требует внимания: таблица процессов, требующих действий, со статусами «Просрочен», «Актуализация», «Низкий балл» и ссылкой на процесс.

• Распределение баллов: столбчатый график по диапазонам оценок.

• Риски по уровням: график рисков с цветовой кодировкой (слабое/среднее/сильное).

4. Раздел «Организация»

4.1. Организация

Карточка организации и настройка методики оценки. Реализована вкладками.

Информация. Название организации, ИНН (проверка 10/12 цифр), дата регистрации в системе.

Настройки.

• Период актуализации (месяц / квартал / полгода / год) — как часто требуется подтверждать актуальность данных процессов.

• Квалификация — минимальный порог соответствия квалификации сотрудника роли (0–100%).

Согласование. Назначение согласователей: для каждого процесса указываются сотрудники, имеющие право подтверждать (согласовывать) его данные.

Вес артефактов.

Значимость каждого артефакта при расчёте оценки процесса. Сумма весов должна равняться ровно 5 — иначе сохранение недоступно.

Методологии оценки.

Настройка уровней зрелости с произвольной дифференциацией (1–5, 1–10 и др.). Для каждого уровня указывается набор требуемых артефактов; процесс получает уровень по их наличию. Есть готовый пресет «ГОСТ 15504» в одно нажатие.

Источники документов. Подключение внешних систем, где уже ведутся документы (базы знаний и хранилища), с автоматическим импортом в защищённое хранилище (подробно — раздел 8).

4.2. Оргструктура

Управление структурными подразделениями в виде иерархического дерева.

• Карточка отдела: название, руководитель (ФИО, должность), заместитель, описание.

• Действия: добавить подотдел, назначить руководителя/заместителя, редактировать, удалить (отдел с подотделами удалить нельзя).

4.3. Сотрудники

Справочник сотрудников и управление доступом к системе.

• Основные поля: ФИО, должность, отдел, заработная плата, контакты (телефон, email, Telegram), статус (пользователь с логином / только сотрудник).

• Доступ: выдача логина и пароля (с генератором) и выбор доступных разделов системы для сотрудника.

• Массовые операции: поиск, экспорт в CSV, импорт из Excel с предпросмотром, групповое удаление.

5. Раздел «Процессы» — ядро системы

Центральный раздел: здесь ведётся самоаудит каждого процесса — от подбора до оценки, подсказок и согласования.

5.1. Подбор процессов

Хаб формирования каталога процессов несколькими способами:

• ИИ-подбор: по названию сферы деятельности ИИ-модель предлагает типовой набор процессов; каждый можно добавить в каталог одной кнопкой.

• Каталог APQC: выбор процессов из отраслевой референс-модели.

• Матрица целей и процессов: связывание процессов со стратегическими целями (вес связи 0–5) и автоматический расчёт значимости процесса.

• Цели: приоритизация целей компании перетаскиванием (вес присваивается по позиции) и формирование приоритетных ИТ-процессов (COBIT/ITIL/ISO 20000).

5.2. Каталог процессов

Список процессов в виде карточек — точка входа в аудит каждого процесса.

• Карточка в списке: название, индикатор качества (балл X.X/5 с цветом), ответственный.

• Группировка: создание групп (название, описание, цвет), перетаскивание процессов между группами.

• Сортировка: по качеству (сначала низкое/высокое).

• Действия: добавить процесс, назначить ответственного, удалить.

5.3. Карточка процесса — шапка

Над вкладками выводятся ключевые индикаторы и действия:

• Оценка (из 5): по согласованным и актуальным блокам без критических ошибок.

• Потенциал (из 5): по всем заполненным блокам без учёта согласования и проверок.

• Заполнено X%: прогресс-бар полноты карточки.

• Рассчитать оценку процессов: пересчёт оценки и потенциала по всем процессам.

• Получить совет: панель ИИ-рекомендаций по незаполненным полям.

5.4. Вкладки карточки процесса

Карточка разбита на восемь вкладок. Каждый информационный блок имеет футер согласования (см. 5.5).

1) Основное. Описание процесса; Цель процесса; Начало и Окончание процесса (границы); Связи с другими процессами (таблица).

2) Участники. Ответственные лица; Роли процесса (название, описание); Сотрудники, занятые в процессе.

3) Документация. Пять блоков, каждый — текстовое поле и загрузка документов: Схема процесса, Регламент, Инструкции, Нормативы, Обучающие материалы.

Защищённая загрузка. Для чувствительных документов рядом с обычным прикреплением доступна защищённая загрузка: файл распознаётся в текстовый образ, показывается предпросмотр, затем образ шифруется. Оригинал по умолчанию удаляется (можно сохранить в зашифрованном виде). При работе с ИИ персональные данные обезличиваются. Отметки: «зашифровано», «оригинал не хранится».

4) Квалификация. Квалификационные требования по ролям; матрицы компетенций (сотрудники × навыки/уровни).

5) Ресурсы. ИТ-активы процесса (таблица ресурсов/систем); Автоматизация — система, описание, ссылка, документация, ответственный и поле «Инновация (технология)» (AI/ML, LLM, Blockchain, Low-Code/No-Code, RPA, OCR, Data Driven, Process Mining). Наличие технологии учитывается как артефакт «Инновации».

6) Риски. Реестр рисков процесса.

7) Показатели. KPI — таблица ключевых показателей; SPC (статистическое управление) — показатель, периодичность, единица измерения, контрольное значение, ответственный, ссылка на тасктрекер; по каждому — фактические периодические значения во времени.

8) Улучшения. Единый реестр предложений: тип (от сотрудников / аудиторов / руководства / пользователей), название, описание, автор, статус, привязка к KPI, SPC, цели компании и плановая дата.

5.5. Расчёты, оценка и подсказки

Система не только хранит данные, но и оценивает процесс и подсказывает, что улучшить.

Наличие артефактов. По процессу определяется наличие 19 артефактов: описание, цели, границы, ответственные, роли, сотрудники, обучающие материалы, регламент, схема процесса, документация, квалификация, ресурсы, риски, KPI, автоматизация, SPC, улучшения, инновации, связи. Наличие складывается из текста, приложенных файлов и защищённых документов.

Оценка и Потенциал.

• Потенциал — сумма весов всех заполненных блоков (идеальная оценка при полном заполнении).

• Оценка — учитывает только блоки, которые согласованы, актуальны (в пределах периода актуализации) и без критических ошибок автопроверок; расчёт идёт по цепочке от начала карточки. Это отражает не просто заполненность, а подтверждённость и достоверность данных.

Оценка по методологиям и «чего не хватает». Для каждой методологии система определяет высший уровень, все артефакты которого собраны, показывает название уровня и список артефактов, которых не хватает для перехода на следующий уровень.

Пример — уровни пресета ГОСТ 15504:

Полнота заполнения и ИИ-рекомендации.

• Заполнено X% — доля заполненных блоков, показывается в шапке.

• Получить совет — система берёт первые незаполненные блоки и формирует по ним рекомендации (с учётом лучших практик); при полном заполнении поздравляет пользователя.

Согласование блоков. Под каждым блоком — согласование: пользователь подтверждает блок, фиксируется кто и когда согласовал и дата актуализации. Согласование напрямую влияет на Оценку и разделяет «Потенциал» (всё заполненное) и «Оценку» (только проверенное), стимулируя регулярную актуализацию.

5.6. ИИ-аудит

Интерактивный аудит процессов с помощью ИИ. Вкладки: «Сессии» и «Источники данных».

• Создание сессии: название, сфера деятельности, размер компании, описание.

• Ход сессии (вкладки): Интервью, Прогресс, Результаты, Канвас.

• Возможности: сбор данных из документации, пайплайн ИИ-агентов, находки, черновики процессов и рисков, план действий (действие, приоритет, трудозатраты, горизонт, зависимости) с пометками «Автоматизация»/«Улучшение», критика результатов.

6. Раздел «Аналитика»

6.1. Стоимость

Расчёт ежемесячной стоимости процессов: общая стоимость и детализация по процессам (сотрудники, ИТ-активы, затраты, итого).

6.2. Вовлечённость

Загруженность сотрудников по всем процессам: перечень процессов с % загрузки и суммарная загруженность с индикацией недогрузки/перегрузки (риск выгорания).

6.2. Норма управления

Управленческая нагрузка руководителей: количество отделов и процессов под управлением; повышенная нагрузка подсвечивается.

6.3. Мониторинг

История качества процессов по месяцам: фиксация качества за период, статистика и таблица «процессы × 12 месяцев» с цветовой кодировкой баллов.

6.4. Планы улучшений

Сводный реестр всех предложений по улучшению: процесс, предложение, тип, статус, даты, ответственный; фильтры и сортировка.

6.5. Отчёты

Формирование сводного отчёта в формате Word по всей организации (структура — раздел 7).

7. Структура отчёта

Отчёт формируется в формате Word и состоит из сводных разделов по организации и детальных разделов по каждому процессу (часть разделов появляется при наличии данных).

7.1. Состав отчёта по организации

7.2. Из чего состоит описание одного процесса

• Заголовок и качество: название процесса и его оценка.

• Основное: наименование, ответственный, описание.

• Шаги и связи: начало, окончание, входы, выходы, документация (имена приложенных документов, в т.ч. защищённых), ресурсы.

• Показатели (KPI): показатель, единица измерения, частота.

• Статус заполнения разделов: «Заполнено/Не заполнено» по ключевым разделам (ответственные, сотрудники, описание, документация, квалификация, ИТ-активы, расходы, риски, KPI, улучшения, инновации).

• Предложения по улучшению: рекомендации по процессу.

8. Источники документов (подключение внешних систем)

Если документы уже ведутся во внешних системах, их можно подтягивать автоматически (раздел «Организация» → «Источники документов»). Любой импортированный документ проходит тот же защищённый конвейер: распознавание → образ → шифрование → обезличивание для ИИ.

• Поддерживаемые источники: базы знаний (Confluence) и хранилища (S3/MinIO, WebDAV, FTP/SFTP).

• Подключение: тип, адрес и учётные данные (шифруются); проверка соединения кнопкой «Тест».

• Импорт: «Найти документы» по области поиска → выбор документов → указание типа (регламент/инструкции/…) и процесса → «Импортировать». Ведётся история синхронизаций.

• Внутренний контур: для систем без доступа из интернета предусмотрен режим локального агента (по согласованию).

9. Безопасность и приватность

• Шифрование. Образы документов и учётные данные источников хранятся в зашифрованном виде (AES-256-GCM, схема «мастер-ключ → ключ организации»).

• Обезличивание для ИИ. Перед передачей во внешние языковые модели персональные данные (email, телефоны, ИНН, СНИЛС, паспорта) заменяются на обезличенные метки, а ответ возвращается в исходные термины; для локальных моделей данные не покидают периметр.

• Образ вместо оригинала. По умолчанию хранится только текстовый образ; оригинал удаляется, если не выбрано иное.

• Журналирование. Доступ к документам и операции импорта фиксируются.

• Локальный режим. Возможна работа во внутреннем контуре организации, когда документы и ключи не покидают её инфраструктуру.

Функциональный состав системы расширяется. По вопросам подключения, локального развёртывания и требований информационной безопасности обращайтесь к вашему менеджеру.